Este curso procura refletir sobre os aspectos relevantes da gestão dos Registros de Imóveis, com a finalidade de orientar e inspirar a atuação dos oficiais, interinos, substitutos e gestores sob a perspectiva empresarial
Este curso procura refletir sobre os aspectos relevantes da gestão dos Registros de Imóveis, com a finalidade de orientar e inspirar a atuação dos oficiais, interinos, substitutos e gestores sob a perspectiva empresarial, no que tange:
A sociedade atual e as serventias extrajudiciais
Controle: quem não registra não é dono
Montar equipe, delegar e controlar
Treinamento contra crimes interno
Gestão financeira, cursos e depósito prévio
Auditorias externas e internas
Reclamações e responsabilização indenizatória e disciplinar
Registradores de serventias extrajudiciais também são empresários, então precisam aceitar desde cedo que sua função não vai ser exclusivamente na área do Direito. Portanto, registradores novos ou experientes precisam reconhecer quais são as atividades de gestão que a sua serventia exige e trabalhar para mantê-las em ordem. Isso exige uma mudança séria de comportamento, mas sem ela o cartório vai ficar preso no passado.
As serventias estão intimamente ligadas à sociedade em que atuam, e por isso precisam ficar atentos às características que estão à sua volta. Se as mudanças voltadas para tecnologia, praticidade e atenção ao usuário já eram importantes, em um mundo pós-pandemia elas são ainda mais. Logo, é essencial que todos os registradores estejam prontos para as mudanças, assumindo um comportamento de adaptabilidade e foco na qualidade do serviço.
O maior concorrente do RI é ele mesmo, então é essencial focar na melhoria contínua. Para tanto é importante ter escrito e atualizado o modo como todas as atividades são executadas, as jurídicas e as administrativas. Aqui a liderança deve dar o exemplo ao inspirar a equipe e se comprometer com a excelência. Por fim, os quatro itens essenciais para o desenvolvimento constante é o investimento em:
Ter uma boa equipe não é fácil, mas ela é necessária para um bom atendimento ao cliente. Portanto, o registrador precisa tomar algumas ações para desenvolver o time de colaboradores. Elas são: instaurar uma universidade interna, incentivar a boa comunicação, delegar e dar autonomia a equipe, valorizar e ensinar a inteligência emocional. Além disso, é preciso trabalhar todos os dias em um bom recrutamento de novos colaboradores.
A função dos RIs é garantir a segurança jurídica de todos os documentos que passam pela serventia. Sendo assim, é dever do oficial estabelecer treinamentos grafotécnicos e de documentoscopia anualmente. Isso vale para colaboradores novos e antigos. Além do mais, com a popularização da tecnologia nas transações da serventia, o gestor responsável também precisa conhecer as regras de proteção do ambiente digital, como a Lei Geral de Proteção de Dados.
A gestão financeira é uma das partes mais importantes da gestão de um RI. É preciso conhecimento especializado, planejamento e indicadores bem interpretados. Sistemas de automatização de dados podem ser muito úteis, mas eles nem sempre atendem as necessidades das serventias, logo conhecer a fundo o Excel ainda é muito importante. Por fim, lembre-se de separar um pró-labore e colocar o depósito prévio em uma conta separada.
Auditorias são muito importantes para garantir a qualidade e confiabilidade do serviço dos registradores. Sejam elas feitas por um profissional externo ou alguém da própria serventia, as auditorias precisam ser frequentes. A metodologia ServQual e a regra de Pareto podem ajudar o Registrador a estruturar e padronizar a qualidade dos serviços. Além disso, superar as expectativas dos clientes é o segredo para um bom atendimento ao cliente.
Reclamações dos clientes são oportunidades para a serventia melhorar. Então, além do contato do juiz corregedor, estabeleça um canal de ouvidoria própria. Em seguida, determine um plano de ação formalizado para resolver essas reclamações. Comece também um relatório de erros alimentado diariamente, pois só assim é possível entender, corrigir e evitar falhas. Esse relatório precisa ser de conhecimento de toda a equipe e deve ser monitorado frequentemente.
O Oficial de um Registro de Imóveis também é um empresário e precisa agir de acordo. Adaptação, aprendizado e evolução são valores essenciais para todas as serventias. Direcionar a equipe para esses novos objetivos pode ser difícil no início, mas vale a pena pelo desenvolvimento da serventia. Lembre-se que planejar e monitorar são ações que devem ser familiares a todos no cartório para que ele possa cumprir seu papel na sociedade.
Talita Caldas
Professora
Talita Caldas é fundadora da TAC7 Desenvolvimento Gerencial de Cartórios. Formada em Administração de Empresas com Pós em Marketing pela ESPM e em Gestão Estratégica pela USP. Trabalha há mais de 20 anos na área de prestação de serviços, concentrando seus últimos cinco anos somente no estudo e necessidades de gestão notarial e registral. Tem mais de oito anos em projetos na área de Inteligência de Mercado (Business Intelligence-BI), Implantação e gerenciamento de Sistema de Relacionamento com o Cliente (CRM), Elaboração de Planejamento Estratégico, Análise de Eficiência e Produtividade, Pesquisa de Mercado e Pesquisa de Satisfação. Talita é palestrante do ENAJUS, CONCARTE, ARPEN, já gravou na TV dos Registradores e é colunista em diversas publicações do setor como Revista Jornal do Notário, Blog Cartório em Foco, ArispJus, entre outros. Autora de 4 livros: Como Administrar um Cartório de forma Inovadora (2016 – gratuito no site da TAC7), A Importância de Administrar Cartórios com Indicadores (2017), Finanças para Cartórios (2018) e Procedimentos para Cartórios (2019).
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